På denne side finder du:
- Sådan opretter du dit crew i Heap
- Sådan opretter du en ekstern kontaktperson i Heap
Sådan opretter du dit crew i Heap
Velkommen til HEAP! Her kan du redigere dit hold, oprette dit crew og lave vagtplaner. For at få adgang til HEAP skal din COPENHELL kontaktperson sende dig et invitationslink. Når du har fået dette, og oprettet dig i systemet, kan du fortsætte med nedenstående.
1. Opret vagtplaner
For at fastslå det antal crew du har brug for, skal du først oprette vagtplanerne, så det reelle behov fremstår.
1. Login på HEAP med din e-mail og password på dette link: https://heap.copenhellcrew.dk
I venstre side af din skærm, finder du knappen ”Hold”.
2. Klik på ”Hold” og derefter ”Hold” i drop-down menuen.
Her finder du en oversigt over de hold du kan redigere og tilføje medarbejdere til.
3. Klik på holdet, hvor efter du kommer ind på hold forsiden.
4. Klik på ”Tilføj Vagtplan” øverst på forsiden.
5. Giv vagtplanen et navn
6. “Shift padding hours” er det minimum antal timer, der skal være mellem en medarbejders vagter. Vi anbefaler at skrive minimum 8.
7. Vælg ”Slå vagtvalg/tilbud fra”
8. Klik på ”Opret Schedule”
Vagtplanen vil nu fremgå på hold forsiden under Vagtplaner.
9. Klik på ”Rediger Vagtplan”. Du vil nu komme ind på vagtplanen.
10. Klik på den dato i kalenderen, du ønsker at oprette en vagt på.
11. Giv vagten et navn.
12. Sæt det max. antal medarbejdere du ønsker på vagten.
13. Angiv et mødested.
14. Angiv starttidspunkt og sluttidspunkt.
15. Ved at trykke ”Tilføj vagt” beholder HEAP dine angivende informationer, men tilføjer endnu en boks, hvor du kan rette dato og tidspunkt. Du kan dermed oprette samme type vagt, på flere dage og tidspunkter.
Når du har oprettet dine vagtplaner, skal du tage fat i din COPENHELL kontaktperson. Vedkommende vil godkende dem, og give dig grønt lys til at oprette dit crew i HEAP. Når du har fået dette, kan du fortsætte med at få dit crew ind i HEAP.
2. Send dit crew et invitationslink:
1. Gå ind på hold forsiden.
2. Klik på “Invitationslink”
3. Kopier linket ud fra “Madbodsfrivillig”
4. Send dette link til dit crew.
5. Du vil kunne se, hvilke crewmedlemmer har oprettet sig, når de fremgår under Personer på holdforsiden. Husk at deres information udfyldt i HEAP skal stemme overens med deres legitimation.
3. Tilføj crew til vagtplanen
1. Gå ind på hold forsiden.
2. Klik på ”Rediger vagtplan”, for at komme ind på vagtplanssiden.
For at tilføje medarbejdere til trækker du blot deres navn fra venstre side af skærmen, over på den vagt, du ønsker at de tager.
Når du ønsker at udgive vagtplanen gør du følgende:
3. Klik på “Rediger indstillinger” inde på vagtplanssiden.
4. Klik på ”Udgivet”, og “Opdater Vagtplan” for at gøre vagtplanen synlig for dine medarbejdere.
4. Vigtig information i forbindelse med ankomst til COPENHELL:
Alle dine medarbejdere skal være registreret med korrekte oplysninger i HEAP, og skal fremvise gyldig legitimation ved check ind på festivalen.
COPENHELL godkender følgende typer gyldig legitimation:
Pas
Farvebillede af pas
Legitimationskort
Kørekort
Kan din medarbejder ikke fremvise nogen af overstående ved udlevering af crew armbånd forbeholder vi os retten til at nægte vedkommende adgang til festivalpladsen.
Har du spørgsmål til dette, bedes du kontakte din COPENHELL kontaktperson eller checkin@copenhell.dk.
Sådan opretter du en ekstern kontaktperson
En ekstern kontaktperson, er den person fra en madbod, der er ansvarlig for deres hold. De skal have adgang til HEAP, så de kan tilføje deres crew og lave vagtplaner. For at oprette den eksterne kontaktperson, skal vi først oprette det hold, de skal kunne administrere:
1. Holdoprettelse:
1. Login på HEAP med din e-mail og password på dette link: https://heap.copenhellcrew.dk
I venstre side af din skærm, finder du knappen ”Hold”
2. Klik på ”Hold” og derefter ”Hold” i drop-down menuen
3. Klik på ”Opret Hold” i øverste højre hjørne
2. Hold information:
Udfyld følgende felter i pop-uppen:
1. “Navn” på holdet
– Det kunne være navnet på organisation, f.eks. “Strangas” eller “Næstved Vikings”
2. “Beskrivelse” – Her kan du tilføje vigtige oplysninger omkring holdet, hvis du ønsker
3. “Område”
– Vælg sektion
4. “Tilmeldingstatus”
– Her skal du vælge “Kun med Invitation”
5. “Begrænsninger”
– Her skal du vælge 1.
6. “Brugertyper”
– Klik på ”Tilføj Brugertype” og vælg “Ekstern
Kontaktperson”. Sæt begrænsningen til 1.
7. “Billetter”
– Personer tilknyttet et hold, får automatisk tildelt en crewbillet, så her skal du ikke vælge noget
OBS: Hvis crew ikke skal have adgang under festivalen, eller har brug for andre armbånd, skriv da til Operations.
8. Klik på ”Opret Hold”.
3. Ekstern kontaktperson oprettelse:
Nu er det tid til at invitere kontaktpersonen til HEAP, så de får adgang til holdet og kan lave vagtplaner.
1. Gå ind på hold forsiden for det hold, du lige har oprettet
2. Klik på “Invitationslink”
3. Kopier linket ud fra “ekstern kontaktperson”
4. Send dette link til den eksterne kontaktperson, og bed dem vende tilbage, når de har oprettet sig.
4. Gør den eksterne kontaktperson til holdleder:
Når den eksterne kontaktperson er oprettet i systemet, kan du give dem adgang til holdet.
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.
2. Kontaktpersonen burde fremgå under “Personer” på hold forsiden.
3. Ud fra kontaktpersonens navn, helt til højre, vælg ”Handlinger”. Klik på ”Sæt som holdleder”
Den eksterne kontaktperson vil nu fremgå under ”Holdledere” på hold forsiden.
Nu kan kontaktpersonen oprette vagtplaner, så crew behovet kan bestemmes. For at de kan gøre det, send dem guiden, “Sådan opretter du dit crew i HEAP”.
Bed kontaktpersonen vende tilbage, når de har oprettet vagtplanerne.
4. Godkend vagtplaner og rediger hold:
Når kontaktpersonen har oprettet sin vagtplan, kan du vurderer, om antallet af crew er acceptabelt. For at finde behovet gør du følgende:
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.
2. Under “Vagtplaner” finder du det samlet antal timer vagtplanen indeholder. Da alle frivillige skal arbejde minimum 18 timer under festivalen, skal du blot dividere dette tal med 18, for at få det nødvendige antal crew.
Eksempel: Den ovenstående vagtplan indeholder 216 timer. Dette, divideret med 18 timer, giver 12. Det vil sige, at det samlede antal crew er 12.
Nu skal vi redigere holdet, så crew begrænsingen stemmer overens med ovenstående.
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.
2. Klik på “Rediger hold” øverst på forsiden.
3. “Begrænsninger”
– Her skal du nu sætte det samlede antal crew, inklusiv den eksterne kontaktperson.
4. “Brugertyper”
– Tilføj endnu en brugertype, og vælg brugertypen ”Madbodsfrivillig”. Sæt begrænsningen for de resterende på holdet, altså det antal, du fik fra vagtplanen før.
5. Husk at klikke “Opdater Hold”
Den eksterne kontaktperson kan nu fortsætte med sin guide, og selv oprette sit crew i HEAP.
Hvis du har brug for endnu mere hjælp eller inspiration til dit HEAP-eventyr, kan vi anbefale at tjekke deres egen hjemmeside ud på https://support.heap360.com/help. Her kan du finde videoer og guides til alle funktioner i HEAP.
Stadig forvirret? Hvis du har prøvet at finde svaret på HEAPs hjemmeside og i denne guide, og stadig har spørgsmål, kan du skrive til checkin@copenhell.dk
God fornøjelse!