På denne side finder du: 

  1. Sådan opretter du en ekstern kontaktperson i Heap
  2. Sådan opretter du dit crew i Heap

Sådan opretter du en ekstern kontaktperson i Heap

En ekstern kontaktperson, er den person der er ansvarlig for et eksternt hold på pladsen. De skal have adgang til HEAP, så de kan tilføje deres crew og registrere dem i systemet. For at oprette den eksterne kontaktperson, skal vi først oprette det hold, de skal kunne administrere:

1. Holdoprettelse:

1. Login på HEAP med din e-mail og password på dette link: https://heap.copenhellcrew.dk. I venstre side af din skærm, finder du knappen ”Hold”

2. Klik på ”Hold” og derefter ”Hold” i drop-down menuen

3. Klik på ”Opret Hold” i øverste højre hjørne

2. Hold information:

Udfyld følgende felter i pop-uppen:

1. “Navn” på holdet

– Det kunne være navnet på organisation, f.eks. “Godik” eller “Næstved Vikings”

2. “Beskrivelse”

– Her kan du tilføje vigtige oplysninger omkring holdet, hvis du ønsker

3. “Område”

– Vælg sektion

4. “Tilmeldingstatus”

– Her skal du vælge “Kun med Invitation”

5. “Begrænsninger”

– Her skal du skrive det aftalte samlet antal crew, inklusiv den eksterne kontaktperson

6. “Brugertyper”

– Klik på ”Tilføj Brugertype” og vælg “Ekstern Kontaktperson”. Sæt begrænsningen til 1.

Tilføj nu endnu en brugertype, og vælg brugertypen “Leverandør”. Sæt begrænsningen for de resterende på holdet.

7. “Billetter”

– Personer tilknyttet et hold, får automatisk tildelt en crewbillet, så her skal du ikke vælge noget

OBS: Hvis crew ikke skal have adgang under festivalen, eller har brug for andre armbånd, skriv da til Operations.

8. Klik på ”Opret Hold”.

3. Ekstern kontaktperson oprettelse:

Nu er det tid til at invitere kontaktpersonen til HEAP, så de får adgang til holdet.

1. Gå ind på hold forsiden for det hold, du lige har oprettet

2. Klik på “Invitationslink”

3. Kopier linket ud fra “ekstern kontaktperson”

4. Send dette link til den eksterne kontaktperson, og bed dem vende tilbage, når de har oprettet sig

4. Gør den eksterne kontaktperson til holdleder:

Når den eksterne kontaktperson er oprettet i systemet, kan du give dem adgang til holdet.

1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.

2. Kontaktpersonen burde fremgå under “Personer” på hold forsiden.

3. Ud fra kontaktpersonens navn, helt til højre, vælg ”Handlinger”. Klik på ”Sæt som holdleder”

Den eksterne kontaktperson vil nu fremgå under ”Holdledere” på hold forsiden.

Nu kan kontaktpersonen oprette deres crew og tilføje dem til holdet selv. Henvis dem til guiden “Sådan opretter du dit crew i HEAP”.

Sådan opretter du dit crew i Heap

Velkommen til HEAP! Her kan du redigere dit hold, oprette dit crew og lave vagtplaner, hvis du ønsker dette. For at få adgang til HEAP skal din COPENHELL kontaktperson sende dig et invitationslink. Når du har fået dette, og oprettet dig i systemet, kan du fortsætte med nedenstående, og oprette dit crew. Til dette har du to muligheder: at oprette dit crew selv, så du selv udfylder deres information, eller sende dem et tilmeldingslink, hvor de udfylder deres egen information.

1A. Opret dine medarbejdere selv:

1. Login på HEAP med din e-mail og password på dette link: https://heap.copenhellcrew.dkI venstre side af din skærm, finder du knappen ”Hold”.

2. Klik på ”Hold” og derefter ”Hold” i drop-down menuen.

Her finder du en oversigt over de hold du kan redigere og tilføje crew til.

3. Klik på holdet, hvor efter du kommer ind på hold forsiden.

4. Klik på ”Opret Person” øverst på forsiden.

Nu vil du kunne udfylde information på den medarbejder, du vil tilføje til dit crew.

1. Du vil blive mødt af en pop-up, der beder dig vælge brugertype. Her skal du vælge den brugertypen “Leverandør”.

2. Udfyld felterne med informationen på din medarbejder. OBS: Navnet SKAL stemme overens med navnet på medarbejderens legitimation

3. Klik på ”Opret Member”. Din medarbejder vil nu fremgå på hold forsiden, under ”Personer”.

Din medarbejder vil nu modtage en velkomst mail, direkte fra HEAP systemet, med instruks til at hente deres crew billet.

På holdet er der en begrænsning af antallet af medarbejdere du kan tilføje. Hvis denne begrænsning ikke passer, tag da fat i din COPENHELL kontaktperson.

1B. Send dit crew et invitationslink:

1. Gå ind på hold forsiden.

2. Klik på “Invitationslink”

3. Kopier linket ud fra den mulighed, der hedder “Leverandør”.

4. Send dette link til dit crew.

5. Du vil kunne se, hvilke crewmedlemmer har oprettet sig, når de fremgår under Personer på holdforsiden.

2. Vigtig information i forbindelse med ankomst til COPENHELL:

Alle dine medarbejdere skal være registreret med korrekte oplysninger i HEAP, og skal fremvise gyldig legitimation ved check ind på festivalen.

COPENHELL godkender følgende typer gyldig billede legitimation:

  • Pas
  • Farvebillede af pas
  • Legitimationskort
  • Kørekort

Kan din medarbejder ikke fremvise nogen af overstående ved udlevering af crew armbånd forbeholder vi os retten til at nægte vedkommende adgang til festivalpladsen.

Har du spørgsmål til dette, bedes du kontakte din COPENHELL kontaktperson eller checkin@copenhell.dk.

Hvis du ønsker det, kan du oprette vagtplaner i HEAP, så du selv kan tildele dine medarbejdere deres vagter, og de kan logge ind, og se deres vagter.

3. Opret vagtplaner

1. Gå ind på hold forsiden, for det hold, du ønsker at oprette en vagtplan for.

2. Klik på ”Tilføj Vagtplan” øverst på forsiden.

1. Giv vagtplanen et navn

 

 

2. “Shift padding hours” er det minimum antal timer, der skal være mellem en medarbejders vagter. Vi anbefaler at skrive minimum 8.

 

 

3. Vælg ”Slå vagtvalg/tilbud fra”

 

 

4. Klik på ”Opret Schedule”

Vagtplanen vil nu fremgå på hold forsiden under Vagtplaner.

5. Klik på ”Rediger Vagtplan”. Du vil nu komme ind på vagtplanen.

6. Klik på den dato i kalenderen, du ønsker at oprette en vagt på.

7. Giv vagten et navn.

 

 

8. Sæt det ønskede max. antal medarbejdere du ønsker på vagten.

 

 

9. Angiv et mødested.

 

 

10. Angiv starttidspunkt og sluttidspunkt.

 

 

11. Ved at trykke ”Tilføj vagt” beholder HEAP dine angivende informationer, men tilføjer endnu en boks, hvor du kan rette dato og tidspunkt. Du kan dermed oprette samme type vagt, på flere dage og tidspunkter.

For at tilføje medarbejdere trækker du blot deres navn fra venstre side af skærmen, over på den vagt, du ønsker at de tager.

Når du ønsker at udgive vagtplanen gør du følgende:

1. Klik på “Rediger indstillinger” inde på vagtplanssiden.

2. Klik på ”Udgivet”, og “Opdater Vagtplan” for at gøre vagtplanen synlig for dine medarbejdere.

Hvis du har brug for endnu mere hjælp eller inspiration til dit HEAP-eventyr, kan vi anbefale at tjekke deres egen hjemmeside ud på https://support.heap360.com/help.

Her kan du finde videoer og guides til alle funktioner i HEAP. Stadig forvirret? Hvis du har prøvet at finde svaret på HEAPs hjemmeside og i denne guide, og stadig har spørgsmål, kan du skrive til checkin@copenhell.dk

God fornøjelse!