Sådan opretter du en ekstern kontaktperson
En ekstern kontaktperson, er den person fra en forening, der er ansvarlig for deres hold. De skal have adgang til HEAP, så de kan tilføje deres crew og lave vagtplaner. For at oprette den eksterne kontaktperson, skal vi først oprette det hold, de skal kunne administrere:
1. Holdoprettelse:
1. Login på HEAP med din e-mail og password på dette link: https://heap.copenhellcrew.dk
I venstre side af din skærm, finder du knappen ”Hold”
2. Klik på ”Hold” og derefter ”Hold” i drop-down menuen
3. Klik på ”Opret Hold” i øverste højre hjørne
2. Hold information:
Udfyld følgende felter i pop-uppen:
1. “Navn” på holdet
– Det kunne være navnet på organisation, f.eks. “Ticketmaster” eller “Næstved Vikings”
2. “Beskrivelse”
– Her kan du tilføje vigtige oplysninger omkring holdet, hvis du ønsker
3. “Område”
– Vælg sektion
4. “Tilmeldingstatus”
– Her skal du vælge “Kun med Invitation”
5. “Begrænsninger”
– Her skal du vælge 1.
6. “Brugertyper”
– Klik på ”Tilføj Brugertype” og vælg “Ekstern Kontaktperson”. Sæt begrænsningen til 1.
7. “Billetter”
– Personer tilknyttet et hold, får automatisk tildelt en crewbillet, så her skal du ikke vælge noget
OBS: Hvis crew ikke skal have adgang under festivalen, eller har brug for andre armbånd, skriv da til Operations.
8. Klik på ”Opret Hold”.
3. Ekstern kontaktperson oprettelse:
Nu er det tid til at invitere kontaktpersonen til HEAP, så de får adgang til holdet og kan lave vagtplaner.
1. Gå ind på hold forsiden for det hold, du lige har oprettet
2. Klik på “Invitationslink”
3. Kopier linket ud fra “ekstern kontaktperson”
4. Send dette link til den eksterne kontaktperson, og bed dem vende tilbage, når de har oprettet sig.
4. Gør den eksterne kontaktperson til holdleder:
Når den eksterne kontaktperson er oprettet i systemet, kan du give dem adgang til holdet.
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.
2. Kontaktpersonen burde fremgå under “Personer” på hold forsiden.
3. Ud fra kontaktpersonens navn, helt til højre, vælg ”Handlinger”. Klik på ”Sæt som holdleder”
Den eksterne kontaktperson vil nu fremgå under ”Holdledere” på hold forsiden.
Nu kan kontaktpersonen oprette vagtplaner, så crew behovet kan bestemmes. For at de kan gøre det, send dem guiden, “Sådan opretter du dit crew i HEAP”.
Bed kontaktpersonen vende tilbage, når de har oprettet vagtplanerne.
4. Godkend vagtplaner og rediger hold:
Når kontaktpersonen har oprettet sin vagtplan, kan du vurderer, om antallet af crew er acceptabelt. For at finde behovet gør du følgende:
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold
forsiden.
2. Under “Vagtplaner” finder du det samlet antal timer vagtplanen indeholder. Da alle frivillige skal arbejde minimum 18 timer under festivalen, skal du blot dividere dette tal med 18, for at få det nødvendige antal crew.
Eksempel: Den ovenstående vagtplan indeholder 216 timer. Dette, divideret med 18 timer, giver 12. Det vil sige, at det samlede antal crew er 12. Nu skal vi redigere holdet, så crew begrænsingen stemmer overens med ovenstående.
1. Gå ind i holdoversigten, og klik på det pågældende hold, for at komme ind på hold forsiden.
2. Klik på “Rediger hold” øverst på forsiden.
1. “Begrænsninger”
– Her skal du nu sætte det samlede antal crew,
inklusiv den eksterne kontaktperson.
2. “Brugertyper”
– Tilføj endnu en brugertype, og vælg den
brugertypen ”Foreningsfrivillig”. Sæt begrænsningen for de resterende på holdet, altså det antal, du fik fra vagtplanen før.
3. Husk at klikke “Opdater Hold”
Den eksterne kontaktperson kan nu fortsætte med sin guide, og selv oprette sit crew i HEAP.