Sådan administreres en gæsteliste

English version below

Velkommen til gæstelister i HEAP! Du har fået tilsendt et link, hvor du kan komme ind på gæstelisten. Her kan du administrere din gæsteliste og tildele billetter til dine gæster. Listen er dynamisk. Dette betyder, at du kan redigere, slette og tilføje gæster helt frem til armbåndene er udleverede.

1. Tjek billetter

Start med at tjekke, om du har fået tildelt den korrekte billettype(r) og det korrekte antal. Dette

står øverst i højre hjørne, under ’Tilgængelige billetter’.

Er der noget, der ikke stemmer, så tag kontakt til personen, der har oprettet gæstelisten til dig.

2. Tilføj gæster

Indtast gæstens navn og e-mail.

Tildel billettypen der er tilgængelig.

Vælg sproget billetten skal sendes på (dansk eller engelsk).

Tjek at de indtastede oplysninger er korrekte.

Tryk ’Opret Guest’.

Man kan altid redigere sin gæsteliste. Hvis man ikke har navnene på ens gæster endnu, kan man redigere i den når som helst, ved at trykke på linket igen.

OBS: Grundet sikkerhedsregler skal der sættes navne på alle gæster på den tildelte gæsteliste. Dette skyldes, at gæster skal vise billede-ID, når de ombytter deres festivalsbillet til et festivalsarmbånd. Man kan derfor ikke skrive Gæst 1 og Gæst 2. Hvis dette skulle ske, kan dine gæster ikke få udleveret deres festivalsarmbånd.

3. Send Billetter

Du kan vælge at sende billetten til én enkelt person ad gangen, eller vente på, at alle er indtastet, og sende til alle på samme tid.

1. Vælg gæsten du vil sende billetten til, ved at tjekke boksen til venstre.

2. Herefter kommer der en boks frem i højre side af skærmen med titlen ’Send billetter’. Her kan du vælge at sende billetten til gæstens mail (den du har indtastet) eller en anden mail.

3. Som oftest vil du sende til gæstens mail, som du i forvejen har indtastet, da gæsten så vil modtage billetten til sin egen mail. Du kan evt. få behov for at sende til anden mail, hvis du f.eks. selv skal have billetterne med som backup eller selv uddele dem. Du kan her vælge at sende dem til dig selv (eller en anden) ved at trykke ’Send til en anden e-mail’, og indtaste den valgte mail.

4. Tryk på den grønne boks ’Send billetter’ og billetterne er nu sendt afsted.

4. Trouble shooting: hvis billetten ikke kommer frem

1. Tjek igen efter noget tid, da den kan være lidt længere undervejs.

2. Tjek spam.

3. Tjek at du har indtastet mailadressen korrekt – dette kan rettes ved at trykke på ’Handlinger’ ud for gæstens navn, derefter på ’Rediger Gæst’ og til sidst trykkes der ’Opdater Guest’.

4. OBS: Hvis du redigerer en gæst, så SKAL billetten gensendes på samme måde som ovenstående punkt.

5. Armbåndspåsætning

På den tilsendte billet er der angivet armbåndtype og vejledning til armbåndspåsætningen. Når gæsten ankommer til festivalen, skal vedkommende henvende sig i Guest Check-in ved COPENHELLs Hovedindgang.

Gæsten kan også hente sin billet til vores Pre Event på Onkel Dannys Plads i København.

Onkel Dannys Plads

Onkel Dannys Pl., 1711 København V.

20. -21 juni kl. 12:00 – 20:00

22.-23. juni kl. 14:00 – 20:00

Guest Check-in

Refshalevej 211, 1432 København K.

24. juni kl 10:00-22:00

25.-27. juni kl 11:00-22:00

Gæsten skal medbring den tilsendte billet, når de ankommer – enten som print eller på deres smartphone. Her får gæsten påsat den armbåndstype(r), som du tidligere har tildelt dem.

OBS: Alle skal medbringe billede-ID for at få udleveret et COPENHELL armbånd.

How to manage a guest list in Heap

Welcome to guest lists in HEAP! You have been sent a link where you can access the guest list.

Here you can manage your guest list and assign tickets to your guests. The list is dynamic. This means that you can edit, delete, and add guests right up until the wristbands are distributed.

1. Check your tickets

Start by checking if you have been assigned the correct ticket type(s) and the correct quantity.

This is stated at the top right corner, under ‘Available tickets’. If something is not right, contact the person who created the guest list for you.

2. Add guests

Type the guests full name and e-mail.

Choose the assigned ticket.

Choose the ticket language (Danish or English).

Double-check that the entered information is correct.

Click on ’Create Guest’.

You can always edit your guest list. If you don’t have the names of your guests yet, you can edit it at any time by clicking the link again.

NOTE: Due to security regulations, full names must be provided for all guests on the assigned guest list. Guests must show photo ID when exchanging their festival ticket for a festival wristband. Therefore, you cannot write “Guest 1” and “Guest 2”. If this happens, your guests will not be able to receive their festival wristbands.

3. Send the tickets

You can choose to send the ticket to one person at a time, or wait until all are entered and send to everyone at once.

Select the guest you want to send the ticket to by checking the box on the left.

Then a box titled ‘Send tickets’ will appear on the right side of the screen. Here, you can choose to send the ticket to the guest’s email (the one you have entered) or another email.

Most often, you will send it to the guest’s email, as they will then receive the ticket to their own email.

You may need to send to another email if, for example, you need the tickets yourself as a backup or to distribute them yourself. You can choose to send them to yourself (or another person) by clicking ‘Send to another email’ and entering the chosen email.

Press the green box ‘Send tickets’ and the tickets are now sent.

4. Trouble shooting: The ticket isn’t arriving

1. Check again after some time, as it may take a while to arrive.

2. Check your spam folder.

3. Check that you have entered the email address correctly – this can be corrected by clicking on ‘Actions’ next to the guest’s name, then ‘Edit Guest’, and finally clicking ‘Update Guest’.

4. NOTE: If you edit a guest, the ticket MUST be resent in the same way as the section above.

5. Getting a wristband

On the ticket sent, the type of wristband and instructions for getting a wristband are specified. When the guest arrives at the festival, they must go to Guest Check-in at COPENHELL’s Main Entrance.

The guest can also collect their ticket for our Pre Event at Onkel Dannys Square in Copenhagen.